A Simple Software Votuporanga Ltda. (“Simple Sistemas”), CNPJ 97.525.872/0001-05, com sede na Rua Antônio Dornellas Filho, 795, bairro Universitário, Votuporanga/SP, CEP 15503-442, desenvolve e opera a plataforma Simple Clinic. Esta política descreve, de forma transparente, como os dados pessoais — comuns e sensíveis — são coletados, armazenados, tratados, compartilhados e eliminados, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), com a Lei nº 13.787/2018 (prontuário eletrônico) e com as resoluções do Conselho Federal de Medicina e demais conselhos profissionais aplicáveis.

1. Definições

• Dados pessoais: qualquer informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável (nome, CPF, e-mail, telefone).
• Dados pessoais sensíveis: dados de saúde — anamnese, evolução, diagnósticos, prescrições, laudos, exames, imagens e áudio clínico.
• Titular: a pessoa a quem os dados se referem — o paciente, o profissional de saúde ou o colaborador da clínica.
• Controlador: quem decide sobre o tratamento — a clínica ou o profissional contratante.
• Operador: quem trata os dados em nome do Controlador — a Simple Sistemas.
• Tratamento: toda operação com dados pessoais: coleta, armazenamento, uso, compartilhamento, eliminação.

2. Dados coletados e finalidades

São tratados apenas os dados necessários a cada etapa do serviço:

3. Bases legais

• Tutela da saúde por profissional de saúde ou serviço de saúde (art. 11, II, “f”, da LGPD): base principal para o tratamento dos dados clínicos do paciente. Nessa hipótese a lei dispensa consentimento específico.
• Execução de contrato (art. 7º, V): uso da plataforma pelo contratante, cadastro, cobrança e suporte.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II): guarda de prontuário, emissão e retenção de documentos assinados digitalmente, registros de acesso exigidos pelo Marco Civil da Internet.
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): segurança da informação, prevenção a fraude e melhoria do produto, sempre com dados minimizados ou anonimizados.
• Consentimento (art. 7º, I e art. 11, I): hipóteses específicas em que o contratante o solicita ao paciente, como uso de imagem para finalidade não assistencial e comunicações promocionais. O consentimento pode ser revogado a qualquer momento.

Dados de crianças e adolescentes são tratados no melhor interesse do menor; cabe ao contratante colher o consentimento de ao menos um dos pais ou do responsável legal quando a lei o exigir (art. 14 da LGPD).

4. Compartilhamento e suboperadores

Não vendemos, alugamos nem cedemos dados pessoais. Não utilizamos dados de pacientes para publicidade própria ou de terceiros. O compartilhamento ocorre apenas nas hipóteses abaixo, sempre sob dever contratual de confidencialidade e limitado ao necessário:

• Hospedagem e infraestrutura em nuvem: armazenamento dos bancos de dados e arquivos da plataforma em datacenter contratado.
• Mensageria: envio de confirmações, lembretes e documentos por WhatsApp, SMS e e-mail, quando ativado pelo contratante. O envio via WhatsApp utiliza a plataforma da Meta, o que implica transferência internacional de dados (art. 33 da LGPD), restrita aos dados necessários ao envio da mensagem.
• Meios de pagamento: processamento de cobranças da assinatura e de recebimentos configurados pela clínica, por gateway de pagamento integrado.
• Assinatura digital e certificação: emissão de documentos assinados com certificado ICP-Brasil e validação pública por QR Code.
• Recursos de inteligência artificial: quando o usuário aciona voluntariamente funções de apoio à redação ou transcrição, o texto ou áudio correspondente é enviado a provedor de IA contratado, exclusivamente para gerar o retorno solicitado, sem uso para treinamento de modelos. O recurso pode ser desativado pelo contratante.
• Autoridades públicas: mediante ordem judicial, requisição de autoridade competente ou obrigação legal, inclusive perante a ANPD, conselhos profissionais e órgãos sanitários.

A relação atualizada de suboperadores pode ser solicitada pelo contratante a qualquer momento pelo canal indicado ao final.

5. Segurança da informação

• Criptografia dos dados em trânsito (HTTPS/TLS) e proteção do armazenamento; senhas guardadas apenas em forma cifrada.
• Segregação lógica por clínica: cada contratante acessa exclusivamente os dados da própria empresa.
• Controle de acesso por perfil e permissão, definido pelo contratante, com registro de acessos e de tentativas de login.
• Documentos clínicos assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil e verificáveis publicamente.
• Rotinas periódicas de backup e monitoramento de disponibilidade e de erros.
• Acesso interno restrito a profissionais autorizados, sujeitos a termo de confidencialidade, e somente quando necessário à prestação do serviço ou ao suporte solicitado.

6. Incidentes de segurança

Verificado incidente de segurança com risco relevante aos titulares, a Simple Sistemas comunicará o contratante por escrito em até 24 (vinte e quatro) horas da ciência do fato, informando data e hora do incidente, dados e titulares afetados, possíveis consequências e medidas adotadas. Cabe ao contratante, como Controlador, a comunicação à ANPD e aos titulares no prazo fixado pela regulamentação vigente, com nosso apoio técnico integral.

7. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode a qualquer momento:

• confirmar a existência de tratamento e acessar seus dados;
• corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei;
• solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• obter informação sobre com quem seus dados foram compartilhados;
• revogar o consentimento, quando esta for a base legal aplicável.

8. Retenção dos dados

• Prontuário e documentos clínicos: conservados pelo prazo mínimo de 20 (vinte) anos a contar do último registro, por força do art. 6º da Lei nº 13.787/2018 e das normas dos conselhos profissionais. Esse prazo prevalece sobre pedidos de exclusão.
• Dados cadastrais, fiscais e financeiros: mantidos pelos prazos legais de guarda fiscal e de defesa de direitos.
• Registros de acesso: mantidos pelo prazo legal aplicável e usados apenas para segurança e cumprimento de obrigação legal.
• Demais dados: eliminados ou anonimizados quando cessada a finalidade que justificou a coleta.

9. Encerramento do contrato: exportação e eliminação

• Exportação: encerrado o contrato, os dados da clínica são exportados em formato legível por máquina e disponibilizados ao contratante.
• Eliminação: confirmado o recebimento pelo contratante, os dados são eliminados de nossa base, ressalvado o que a lei obrigue a manter (prontuário, registros fiscais e de acesso) e o que seja necessário à defesa de direitos.
• Responsabilidade pela guarda legal: após a devolução, cabe ao contratante, como Controlador, assegurar a conservação do prontuário pelo prazo legal.
• Backups: cópias de segurança remanescentes são expurgadas nos ciclos regulares de rotação, não sendo utilizadas para qualquer outra finalidade.

10. Cookies

A plataforma utiliza cookies estritamente necessários ao funcionamento: manutenção da sessão autenticada, segurança contra falsificação de requisição e memorização de preferências de uso, como a agenda selecionada. Não utilizamos cookies de publicidade nem de rastreamento entre sites. Bloquear esses cookies no navegador impede o funcionamento do sistema.

11. Encarregado (DPO) e canal de contato

Para exercer direitos, revogar consentimento ou esclarecer dúvidas sobre o tratamento de dados, procure nosso Encarregado de Proteção de Dados:

• E-mail: contato@sclinic.com.br
• Assunto: “Privacidade / LGPD – [seu nome]”
• Endereço: Rua Antônio Dornellas Filho, 795, Universitário, Votuporanga/SP, CEP 15503-442

Responderemos no prazo previsto na LGPD e sua regulamentação.

12. Alterações desta política

Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias ou técnicas. Alterações substanciais serão comunicadas com antecedência mínima de 5 (cinco) dias por e-mail ou aviso destacado na plataforma, e poderão exigir novo aceite para a continuidade do uso. A versão vigente é sempre a publicada nesta página, identificada por número e data no topo do documento.